Fiche synthétique de Copropriété : tout savoir

Avez-vous déjà entendu parler de la fiche synthétique de copropriété aussi désignée par le terme plus officiel de « fiche synthétique de copropriété » ? Celle-ci a été créée et mise en place récemment. Voici ce qu’il est intéressant de savoir à son sujet.

Fiche de copropriété : de quoi s’agit-il ?

La fiche synthétique de copropriété ou encore fiche de copropriété a pour objectif principal d’informer les copropriétaires au sujet de divers éléments : façon de fonctionner de la copropriété, état de l’immeuble… Mise en place en 2014 avec la loi ALUR (loi pour l’Accès au Logement et un Urbanisme Rénové), elle est obligatoire depuis le 31 décembre 2018 dans toutes les copropriétés de France. C’est le syndic de copropriété qui doit réaliser la fameuse fiche synthétique de copropriété. Celle-ci regroupe de multiples informations essentielles comme les données financières et techniques relatives à la copropriété, mais aussi celles en lien avec le syndic en cours de mandat.

Que contient la fiche synthétique de copropriété ?

Nous vous avons listé quelques types d’éléments que l’on trouve dans la fiche synthétique de copropriété. Voici une liste plus exhaustive (disponible sur le site officiel de l’administration française) de tout ce qui doit figurer au sein de ce document :

Identification de la copropriété ;
Identification du syndic/de l’administrateur provisoire ;
Nom et adresse du syndic ;
Numéro d’immatriculation de la copropriété ;
Date de la dernière mise à jour du numéro d’immatriculation de la copropriété ;
Date d’établissement du règlement de copropriété ;
Numéro identifiant d’établissement (Siret) du syndic ;
Nom, prénom(s), adresse et numéro Siret du représentant légal de la copropriété ;
Mandat de syndic ou mission d’administration provisoire ;
Nature du syndic (principal ou secondaire) ;
Numéro d’immatriculation au registre national des copropriétés du syndicat principal (s’il s’agit d’un syndic secondaire) ;
Nombre total de lots inscrits dans le règlement de copropriété ;
Nombre total de lots à usage d’habitation/commerces/bureaux inscrits dans le règlement de copropriété ;
Nombre et période de construction des bâtiments ;
Type de chauffage et énergie employée (si chauffage collectif) ;
Nombre d’ascenseurs…

S’il s’agit d’un premier exercice comptable et que les comptes n’ont pas encore été approuvés en assemblée générale, la fiche de copropriété doit comprendre la date de début et la date de fin de l’exercice comptable. S’il ne s’agit pas d’un premier exercice comptable et que les comptes ont par conséquent été approuvés en AG, la fiche doit lister des éléments supplémentaires comme :

Les dates de début/de fin de l’exercice comptable ;
La date de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes ;
Le total des charges pour opérations courantes ainsi que celui des charges pour travaux et opérations exceptionnelles ;
Le montant des dettes fournisseurs et autres ainsi que celui du fonds de travaux ;
Le montant des impayés ;
Le nombre de copropriétaires débiteurs dont la dette dépasse la somme de 300 euros.

Notez que le nombre de copropriétaires débiteurs ayant une dette supérieure à 300 euros ne fait pas partie des informations à fournir pour « les syndicats […] ayant moins de 10 lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces [et] dont le budget prévisionnel moyen sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 euros ».

Création et mise à jour de la fiche de copropriété

Comme nous l’avons mentionné précédemment, c’est le syndic de copropriété qui doit réaliser la fiche synthétique de copropriété. Sans syndic, c’est l’administrateur provisoire qui s’en charge. Qu’il s’agisse du syndic ou d’un administrateur provisoire, le nom, la signature et le cachet de la personne doivent apparaître.La fiche de copropriété doit être mise à jour chaque année. Si la copropriété concernée est déjà immatriculée au registre national des copropriétés, la fiche peut être extraite de celui-ci.Enfin, comme le stipule la loi, « les données correspondantes doivent être établies dans un délai de deux mois [suivant] la notification du procès-verbal de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l’exercice clos ont été approuvés ».

Demande de fiche et sanctions encourues

Si un copropriétaire demande à consulter la fiche synthétique de copropriété, il doit formuler sa demande par écrit ou encore par voie orale.Si aucune fiche n’existe, le syndic responsable peut être sanctionné et même révoqué. Notez également que les contrats des syndicats de copropriétés doivent stipuler la mise en place d’une amende forfaitaire en cas de non-transmission de la fiche de copropriété dans les 15 jours suivant la demande formulée par un copropriétaire. La pénalité est déduite de la rémunération du syndic au moment du dernier appel de charges de l’exercice.En résumé, depuis fin 2018, tout syndic de copropriété doit établir une fiche synthétique de copropriété et pouvoir la transmettre aux copropriétaires dès qu’ils en font la demande. Celle-ci doit lister divers éléments obligatoires comme le stipule la loi ALUR.